ইমেইল পাঠানোর পর ভুল ধরা পড়া নতুন কোনো ঘটনা নয়। কখনও ভুল ব্যক্তির ঠিকানায় মেইল চলে যায়, কখনও প্রয়োজনীয় ফাইল সংযুক্ত করা হয় না। আবার পাঠানোর পরই চোখে পড়ে গুরুত্বপূর্ণ কোনো তথ্যের ভুল। এমন পরিস্থিতিতে স্বাভাবিকভাবেই প্রশ্ন আসে—পাঠানো ইমেইল কি ফেরত নেয়া যায়?
উত্তর হলো, কিছু ক্ষেত্রে যায়। তবে ইমেইল ফেরত নেয়ার সুযোগ মূলত নির্ভর করে কোন সেবা ব্যবহার করছেন এবং কতক্ষণ আগে মেইলটি পাঠানো হয়েছে তার ওপর। জিমেইল ও অ্যাপল মেইলে অল্প সময়ের জন্য ‘আনডু সেন্ড’ সুবিধা রয়েছে। অন্যদিকে আউটলুকে নির্দিষ্ট কিছু শর্ত পূরণ হলে পাঠানো বার্তা রিকল করা সম্ভব।
জিমেইলে ৩০ সেকেন্ডের মধ্যেই সিদ্ধান্ত নিতে হবে
জিমেইলে কোনো মেইল পাঠানোর পর কিছুক্ষণের জন্য স্ক্রিনে ‘আনডু’ অপশন দেখা যায়। সেখানে ক্লিক করলেই পাঠানোর প্রক্রিয়া বাতিল হয়ে মেইলটি আবার খসড়া হিসেবে ফিরে আসে।
ব্যবহারকারী চাইলে জিমেইলের সেটিংস থেকে এই সময়সীমা নির্ধারণ করতে পারেন। সেখানে ৫, ১০, ২০ ও সর্বোচ্চ ৩০ সেকেন্ডের অপশন রয়েছে। গুরুত্বপূর্ণ বা নিয়মিত ইমেইল পাঠানোর ক্ষেত্রে ৩০ সেকেন্ড নির্বাচন করে রাখা তুলনামূলক নিরাপদ।
তবে একটি বিষয় মনে রাখা জরুরি—জিমেইলের ‘আনডু সেন্ড’ আসলে প্রাপকের ইনবক্স থেকে পৌঁছে যাওয়া মেইল ফিরিয়ে আনে না। বরং মেইল পাঠানোর আগে নির্ধারিত কয়েক সেকেন্ড সেটি বিলম্বিত করে রাখে। ওই সময়ের মধ্যে ‘আনডু’ চাপলে মেইল আর প্রাপকের কাছে যায় না।
তাই ৩০ সেকেন্ড পার হয়ে গেলে সাধারণ জিমেইল অ্যাকাউন্টে পাঠানো মেইল আর ফেরত নেয়ার সুযোগ থাকে না। নিজের ‘Sent’ ফোল্ডার থেকে মেইল মুছে ফেললেও সেটি প্রাপকের ইনবক্সে থেকে যাবে।
আউটলুকে ফেরত নেয়া যায়, তবে
মাইক্রোসফট আউটলুকে কিছু পরিস্থিতিতে পাঠানো মেইল ফেরত নেয়ার ব্যবস্থা রয়েছে। তবে এই সুবিধা সব ব্যবহারকারীর জন্য বা সব ধরনের ইমেইলে প্রযোজ্য নয়।
সাধারণত প্রেরক ও প্রাপক একই প্রতিষ্ঠানের Microsoft 365 বা Microsoft Exchange ব্যবস্থার অধীনে থাকলে ‘Recall Message’ সুবিধা ব্যবহার করা যায়। সমর্থিত আউটলুক সংস্করণে ‘Sent’ থেকে সংশ্লিষ্ট মেইল খুলে ‘Recall Message’ নির্বাচন করে সেটি ফেরত নেয়ার চেষ্টা করা যায়।
কিছু ক্ষেত্রে আগের মেইল সরিয়ে সংশোধিত সংস্করণ নতুন করে পাঠানোর সুবিধাও পাওয়া যায়। রিকল সফল হয়েছে কি না, সেটিও পরবর্তী সময়ে রিপোর্টের মাধ্যমে জানা সম্ভব।
তবে আউটলুকের অ্যান্ড্রয়েড ও আইওএস অ্যাপে বর্তমানে পাঠানো মেইল রিকল করার সুবিধা নেই।
অ্যাপল মেইলে কতক্ষণ সময় পাবেন
আইফোন, আইপ্যাড ও ম্যাকে থাকা Apple Mail অ্যাপেও রয়েছে ‘Undo Send’ সুবিধা। মেইল পাঠানোর পর অল্প সময়ের মধ্যে এই অপশন ব্যবহার করে সেটি বাতিল করা যায়।
ম্যাকে মেইল পাঠানোর পর সাধারণত অ্যাপের পাশে ‘Undo Send’ দেখা যায়। শুরুতে এই সময়সীমা ১০ সেকেন্ড থাকে। তবে সেটিংস থেকে ব্যবহারকারী চাইলে সময় পরিবর্তন করতে পারেন।
আইফোন ও আইপ্যাডেও মেইলের সেটিংস থেকে পাঠানো বাতিল করার সময় নির্ধারণ করা যায়। জিমেইলের মতো এখানেও মূলত মেইলটি তাৎক্ষণিকভাবে না পাঠিয়ে নির্দিষ্ট সময় অপেক্ষায় রাখা হয়। সেই সময়ের মধ্যে ‘Undo Send’ চাপলে মেইল পাঠানো বন্ধ করা সম্ভব।
ভুল ফাইল বা সংবেদনশীল তথ্য চলে গেলে করণীয়
ভুল করে কোনো ব্যক্তিগত নথি, গুরুত্বপূর্ণ ফাইল বা সংবেদনশীল তথ্য ইমেইলের সঙ্গে পাঠিয়ে ফেললে শুধু নিজের ‘Sent’ ফোল্ডার থেকে মেইল মুছে ফেললে সমস্যার সমাধান হবে না। কারণ এতে প্রাপকের ইনবক্সে থাকা কপিটি মুছে যায় না।
তাই প্রথমেই দেখতে হবে, মেইল বাতিল বা রিকল করার সুযোগ এখনও রয়েছে কি না। সময়ের মধ্যে থাকলে দ্রুত ‘Undo Send’ অথবা ‘Recall’ ব্যবহার করতে হবে।
সেই সুযোগ শেষ হয়ে গেলে প্রাপকের সঙ্গে দ্রুত যোগাযোগ করে ভুল মেইল বা সংযুক্ত ফাইলটি মুছে ফেলার অনুরোধ করা যেতে পারে। অফিসের গোপনীয় বা সংবেদনশীল তথ্য পাঠানো হয়ে থাকলে প্রতিষ্ঠানের আইটি বা সাইবার নিরাপত্তা বিভাগকেও বিষয়টি জানানো উচিত।
ইমেইল পাঠানোর আগে যে কৌশলটি কাজে দেবে
ভুল ইমেইল পাঠানোর ঝুঁকি কমাতে খুব সহজ একটি অভ্যাস গড়ে তোলা যায়। প্রথমে পুরো ইমেইল লিখে নিন। এরপর প্রয়োজনীয় ছবি বা নথি সংযুক্ত করুন। সবশেষে প্রাপকের ইমেইল ঠিকানা লিখুন।
এভাবে কাজ করলে লেখার মাঝখানে ভুল করে ‘Send’ বাটনে চাপ পড়লেও মেইলটি ভুল ব্যক্তির কাছে যাওয়ার আশঙ্কা কমে। কারণ তখনও প্রাপকের ঠিকানা যোগ করা হয়নি।
এর পাশাপাশি জিমেইল ব্যবহারকারীরা ‘Undo Send’-এর সময়সীমা সর্বোচ্চ ৩০ সেকেন্ড করে রাখতে পারেন। পাঠানোর পর ভুল ধরা পড়লে এই অতিরিক্ত কয়েক সেকেন্ডই অনেক সময় বড় ধরনের বিব্রতকর পরিস্থিতি এড়ানোর সুযোগ করে দেয়।
তবে সব ইমেইল সেবার ক্ষেত্রেই মূল কথা এক—একবার মেইল সত্যিকার অর্থে প্রাপকের ইনবক্সে পৌঁছে গেলে নিজের ‘Sent’ ফোল্ডার থেকে সেটি মুছে দিয়ে প্রাপকের ইনবক্স থেকেও সরিয়ে ফেলা যায় না।
তাই ‘Send’ চাপার আগে কয়েক সেকেন্ড সময় নিয়ে প্রাপকের ঠিকানা, ইমেইলের বক্তব্য এবং সংযুক্ত ফাইল ঠিক আছে কি না—সবশেষবারের মতো যাচাই করাই সবচেয়ে নিরাপদ পদ্ধতি।
